スマートAI調達のサプライヤー一括登録テンプレートの記入方法
スマートAI調達では、見積依頼メールの送信先としてサプライヤーと担当者を登録します。
必須項目
テンプレートのシート「サプライヤー」の2行目以降に、サプライヤー情報を入力します。
必須項目は次の3つです。
項目 | 内容 |
|---|---|
会社名 | サプライヤーの正式名称 (メール本文で使われます。) |
担当者名 | 見積依頼メールを送る担当者名 (メール本文で使われます。) |
担当者メールアドレス | 見積依頼メールの送信先メールアドレス |
まずはこの3項目が入力されていれば、サプライヤーと担当者を登録できます。
住所、電話番号、部署、役職、支払条件などは任意です。分かる範囲で入力してください。後から画面上で追加・編集できます。
複数担当者を登録する場合
同じサプライヤーに複数名の担当者を登録したい場合は、担当者ごとに行を分けて入力します。
会社名 | 担当者名 | 担当者メールアドレス |
|---|---|---|
株式会社サンプル商事 | 山田 太郎 | yamada@example.co.jp |
株式会社サンプル商事 | 佐藤 花子 | sato@example.co.jp |
会社名が同じ行は、同一サプライヤーとして扱われます。そのうえで、担当者だけが追加されます。
会社名の表記が違うと、別サプライヤーとして登録される可能性があります。複数担当者を登録する場合は、会社名をコピーして使うなど、表記を完全に一致させてください。
新しく登録されたサプライヤーでは、最初に取り込まれた担当者が見積依頼メールのデフォルトTOになります。2人目以降は通常の担当者として追加されます。デフォルトTOやCCは、登録後にサプライヤー管理画面で変更できます。
入力時の注意点
- 会社名、担当者名、担当者メールアドレスは必ず入力してください
- 同じサプライヤーの会社名は、株式会社の有無、スペース、全角・半角まで揃えてください
- 1つのセルに複数名の担当者名やメールアドレスを入れないでください
- 複数担当者を登録する場合は、担当者ごとに行を分けてください
- テンプレートのシート名や1行目の項目名は変更しないでください
避けたい入力例:
会社名 | 担当者名 | 担当者メールアドレス |
|---|---|---|
株式会社サンプル商事 | 山田太郎、佐藤花子 | yamada@example.co.jp, sato@example.co.jp |
テンプレート記入後の流れ
テンプレートの記入が終わったら、スマートAI調達のサプライヤー管理画面からExcelファイルをインポートします。
インポート後、画面上に取り込み結果が表示されます。エラーがある場合は、エラーが起きた行だけに絞ったExcelファイルを画面からエクスポートできます。
エクスポートしたファイルの内容を確認し、必要な箇所を修正したうえで、再度インポートしてください。
お困りの場合
テンプレートの記入方法やインポートで不明点がある場合は、スマートAI調達サポートまでお気軽にお問い合わせください。
スマートAI調達のトライアルをご希望の方へ
スマートAI調達では、見積依頼メールの一括送信、サプライヤーからの返信取込、AIによる見積回答の整理、比較表作成までをまとめて効率化できます。
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