発注書の作成・発行
発注書の作成、PDF生成、サプライヤーへの送付方法
見積比較で選定したサプライヤーに対して、発注書を作成・送付できます。発注書はPDFとして自動生成され、メールでサプライヤーに送信できます。
発注書は最初「下書き」として保存され、サプライヤーにメールで送信した時点で正式な発注となります。送信するまではいつでも編集・削除できます。
発注書を作成する
発注書は、見積依頼の詳細画面、または案件詳細の「部品一覧」タブから作成します。
見積依頼の詳細画面から作成する場合
- 見積依頼の詳細画面を開きます
- サプライヤーカードの「発注書を作成」ボタンをクリックします
- 発注書作成モーダルが表示されます
案件詳細の「部品一覧」タブから作成する場合
案件内で選定済みの部品をまとめて発注したいときに使います。
- 案件の「部品一覧」タブを開きます
- 発注対象の部品を選択し、「発注書作成」をクリックします
- 発注書作成モーダルが表示されます
発注書作成フォームの入力項目
発注書作成モーダルでは、以下の項目を設定します。
- 発注品目: 選定済みの部品が一覧で表示されます。チェックボックスで発注する品目を選択できます
- 希望納期 (必須): 各品目ごとに、サプライヤーに届けてほしい日付を入力します。全ての品目に設定が必要です
- 発注番号: 任意で入力します。空欄の場合はシステムが自動で採番します
- 納入先 (必須): 登録済みの納入先から選択します。デフォルトの納入先が自動選択されます
- 支払条件: 会社設定で登録した支払条件が初期値として表示されます。必要に応じて編集できます
- 備考: サプライヤーへの連絡事項を記入できます
全ての必須項目を入力したら、「発注書を作成」ボタンをクリックします。
希望納期と確定納期の違い
発注書では2種類の納期を扱います。
- 希望納期: 発注時にサプライヤーへ伝える、こちらが希望する納入日
- 確定納期: サプライヤーから回答された、実際に届く予定の納入日
発注直後は希望納期のみが設定され、サプライヤーからの回答を受けて確定納期が登録されます。
発注書のPDFを確認する
発注書を作成すると、PDFが自動で生成されます。
作成直後のプレビュー
発注書を作成した直後に、PDFのプレビュー画面が表示されます。ここで内容を確認できます。
プレビュー画面では以下の操作ができます。
- 「PDFをダウンロード」: PDFファイルをダウンロードします
- 「メールで送信」: メール送信の確認画面に進みます
- 「破棄」: 作成した発注書の下書きを削除します
- 「閉じる」: モーダルを閉じます。発注書は下書き状態で保存されます
発注書一覧からの確認
サイドバーの「発注書」をクリックすると、発注書一覧画面が表示されます。
一覧のPDF列にあるアイコンをクリックすると、PDFを表示できます。発注書の詳細画面では「PDFプレビュー」ボタンで表示、「PDF」ボタンでダウンロードできます。
発注書をメールで送る
作成した発注書をサプライヤーにメールで送信できます。
作成直後にメールを送信する場合
発注書作成後のプレビュー画面で「メールで送信」をクリックすると、メール送信の確認画面が表示されます。
発注書詳細画面から送信する場合
発注書一覧から対象の発注書の「詳細」をクリックし、詳細画面の「メール送信」ボタンをクリックします。
メール送信画面の内容
メール送信の確認画面では、以下を確認・編集できます。
- To: サプライヤーの連絡先メールアドレスが自動で設定されます。「編集」をクリックして宛先を変更できます
- CC: 必要に応じてCCを追加できます
- 社内CC: 社内メンバーをCCに追加できます
- 本文: メール本文が自動生成されます。内容を編集できます
- 添付ファイル: 発注書のPDFが自動で添付されます
内容を確認したら「メールを送信」ボタンをクリックします。送信すると発注書のステータスが「発注済み」に変わります。
発注履歴を確認する
発注書一覧画面
サイドバーの「発注書」をクリックすると、発注書の一覧が表示されます。
一覧には、ステータス・注文番号・サプライヤー名・案件名・合計金額・作成者・作成日・PDFが表示されます。
検索・フィルター
一覧画面では、以下の条件で発注書を絞り込めます。
- キーワード検索: 注文番号、サプライヤー名、案件名で検索
- 発注日: 開始日・終了日で期間を指定
- サプライヤー: サプライヤーで絞り込み
- 案件: 案件で絞り込み
- ステータスフィルター: 「すべて」「下書き」「発注済み」「取消済み」で絞り込み
発注書のステータス
発注書には3つのステータスがあります。
| ステータス | 説明 |
|---|---|
| 下書き | 作成直後の状態。編集・削除・メール送信が可能 |
| 発注済み | メール送信済み、または手動で発注済みに変更した状態 |
| 取消済み | キャンセルした状態 |
発注書詳細画面
一覧から「詳細」をクリックすると、発注書の詳細が表示されます。
詳細画面では発注書の情報(注文番号、サプライヤー、案件、発注日、希望納期、納入先、支払条件、作成者)と、発注明細(品名、型番、メーカー、数量、単価、小計、納期)を確認できます。
発注済みの発注書では、確定納期や入荷状況も表示されます。
補足
- 発注書のPDFは作成時に自動生成されます。手動でPDFを添付する必要はありません
- 下書き状態の発注書は「削除」ボタンで削除できます
- 発注済みの発注書は「発注取消」ボタンでキャンセルできます。キャンセルすると全ての明細が取り消されます
- 発注済みの発注書では、明細単位でのキャンセルも可能です
- 発注後にサプライヤーの見積単価が変更された場合、該当する明細にアラートが表示されます
- メールを送信せず手動で発注済みにしたい場合は、詳細画面のメニュー(三点アイコン)から「発注済みにする」を選択します
- 発注書機能を利用するには、管理者による有効化が必要です