見積回答の自動取込とトラブル対応

このページは、サプライヤーから返信が届いた後に、次のような問題が起きたときに使います。

• 返信が届いたのに、見積回答が画面へ表示されない
• 「要対応」と表示される
• 単価や納期などの取り込み内容が違う
• PDFやExcelを自動で読み取れない
• 電話やFAXで受け取った回答を登録したい

問題がない場合の確認・比較・採用手順は、見積回答を確認・比較・選定するを確認してください。

困っている状態から選ぶ

1. 返信が届いたのに画面へ表示されない

最初に、その返信がスマートAI調達へ届いているかを確認します。

1. 対象の案件を開きます
2. 「見積もり依頼」タブを開きます
3. 対象の見積依頼を開きます
4. サプライヤーカードの「メール履歴」を押します
5. サプライヤーからの返信があるか確認します

メール履歴に返信がない場合

サプライヤーが新しいメールを作成して送信すると、元の見積依頼へ自動で紐付かないことがあります。届いた見積依頼メールへ、そのまま返信してもらってください。

すでに元のメールへ返信している場合は、画面を再読み込みしてもう一度確認します。それでもメール履歴に表示されない場合は、ページ末尾の解決しない場合を確認してください。

メール履歴に返信がある場合

メールは正常に受信できています。返信内容を確認して、次のどれに当たるか判断します。

• サプライヤーから質問が届いている → 2. 「要対応」と表示される
• 価格や納期が後日回答になっている → 2. 「要対応」と表示される
• 見積条件が書かれているのに反映されていない → 3. 内容が間違っている、または一部が抜けている
• 添付ファイルだけで回答されている → 4. PDF・Excelを自動取込できない

返信がメール履歴へ表示され、見積条件または「要対応」の理由が画面に表示されれば、受信処理は完了しています。

2. 「要対応」と表示される

「要対応」は、必ずしも取込エラーを意味しません。サプライヤーカードの「メール履歴」を開き、元の返信と添付ファイルを確認してください。

一部の部品に回答がない

「1/2見積回答」のような表示は、依頼した2部品のうち1部品だけ回答がある、という意味です。

一部の部品だけ回答が届いた状態（クリックで拡大）

1. メール履歴を開き、未回答の部品を確認します
2. 回答が必要なら、同じメールスレッドでサプライヤーへ確認します
3. 電話などで回答を受け取った場合は「手動入力」で登録します

後から同じメールスレッドへ回答が届くと、回答内容が再び取り込まれます。

価格未定・メーカー回答待ち

価格や納期がまだ決まっていない場合は、分かっているMOQなどだけが登録され、未定の項目は「要相談」と表示されます。

価格が後日回答となっている見積回答（クリックで拡大）

• 後日回答を待つ場合は、そのままで問題ありません
• 同じメールスレッドへ追加回答が届くと、変更された内容が反映されます
• 電話や別のファイルで回答を受け取った場合は、手動入力またはファイル取込を行います

サプライヤーから質問が届いた

納入方法や梱包の希望などを質問された場合は、見積価格として取り込まず「要対応」と表示されます。

サプライヤーから確認事項を求められている画面（クリックで拡大）

1. 「メール履歴」を開きます
2. 質問内容を確認します
3. 同じメールスレッドでサプライヤーへ返信します
4. サプライヤーから見積回答が届いたら、取り込まれた内容を確認します

外部URL・パスワード・読取エラーが表示された

外部サイトからのダウンロードが必要なファイル、別メールで届くパスワード、パスワード付きPDF、破損したファイルは、そのままでは自動で読み取れません。

外部リンクまたはパスワード通知で要対応となった画面（クリックで拡大）

1. メール履歴からファイルをダウンロードします
2. パスワード付きPDFの場合は、パスワードを入力して開き、パスワードなしのPDFとして保存します
3. 4. PDF・Excelを自動取込できないの手順でファイルを取り込みます
4. ファイルを利用できない場合は、見積条件を手動入力します

3. 内容が間違っている、または一部が抜けている

自動取込の結果は、採用前に必ず元のメールまたは添付ファイルと見比べます。

1. 確認したい回答の型番を押します
2. 画面右側に「メール履歴」が開きます
3. 押した型番がメール内で検索され、該当箇所が黄色で強調表示されます
4. 単価、通貨、納期、MOQ、SPQ、梱包、有効期限を見比べます

型番を押して元の回答メールを確認する画面（クリックで拡大）

間違っている項目を修正する

1. 回答品の左にある鉛筆のボタンを押します
2. インライン編集モードで、間違っている項目を修正します
3. 数量別価格が不足している場合は「価格行を追加」を押し、数量範囲、単価、納期などを入力します
4. 入力内容を確認して「保存する」を押します

見積回答の編集ボタン（クリックで拡大）

インライン編集で数量別の価格行を追加する画面（クリックで拡大）

修正後の詳しい確認方法は、見積回答を確認・比較・選定するも確認してください。

誤って作られた回答を削除してやり直す

項目を直すだけでは対応できない回答は、品目行の「︙」から「見積回答を削除」を選び、ファイル取込または手動入力で登録し直します。

• 同じ品目に複数の回答がある場合は、選んだ回答だけが削除されます
• 最後の回答を削除すると、その品目は「回答待ち」に戻ります
• メール履歴と添付ファイルは削除されません
• 選定済みの回答は削除できません。先に選定を解除してください

4. PDF・Excelを自動取込できない

メール以外でファイルを受け取った場合や、添付ファイルの自動取込に失敗した場合は、ファイルを指定して再度取り込めます。

1. 対象のサプライヤーカードを開きます
2. 右上の「︙」を押します
3. 「ファイルから取込」を選びます
4. 「ファイルを選択」を押し、PDFまたはExcelを選びます
5. PDFの場合は「AIで抽出」、Excelの場合は「取り込み」を押します
6. 上書きの確認画面で「上書きする」を押します
7. PDFの場合は抽出結果を確認・修正して保存します。Excelの場合は取込完了後に画面へ戻ります
8. 取り込まれた結果を元のファイルと見比べます
9. 間違いがあれば、鉛筆のボタンから修正します

「ファイルから取込」を実行すると、そのサプライヤーに現在登録されている見積内容が、ファイルから読み取った内容で上書きされます。すでに手動で修正した内容がある場合は、実行前に確認してください。

対応形式はPDF（.pdf）とExcel（.xlsx、.xlsm、.xls）です。ファイルサイズは20MBまでです。

• 複雑な表や複数シートを含むExcelは、取り込み後に修正が必要になる場合があります
• パスワード付きPDFは、パスワードを解除したファイルを使用してください
• ファイルが破損している場合は、サプライヤーへ再送を依頼するか、手動入力してください

見積条件が画面へ表示され、元のファイルと一致していれば取込完了です。

5. 電話・FAX・口頭で回答を受け取った

メールやファイルを使用しない回答は「手動入力」で登録します。

1. 対象のサプライヤーカードを開きます
2. 右上の「手動入力」を押します
3. 部品ごとに単価、通貨、数量範囲、納期、MOQ、SPQ、梱包、有効期限、備考を入力します
4. 元の回答と見比べて保存します

入力した見積条件がサプライヤーカードに表示されれば登録完了です。

6. 見積不可・後継品・同等品が表示された

これらは取込エラーではありません。サプライヤーの回答内容に応じた表示です。

見積不可・代替品なし

廃番、在庫なし、辞退などで見積できない場合は「対応不可」と理由が表示されます。

見積不可と理由が表示された画面（クリックで拡大）

理由を確認し、必要なら別のサプライヤーへ依頼します。

後継品・同等品の提案

サプライヤーから後継品や同等品が提案された場合は、依頼した元の部品とは分けて「見積回答から提案」に表示されます。

後継品が候補として表示された画面（クリックで拡大）

別メーカーの同等品も、元の依頼部品とは別の候補として表示されます。

別メーカーの同等品が候補として表示された画面（クリックで拡大）

1. 候補の型番、メーカー、仕様、価格、MOQ、SPQ、梱包、納期を確認します
2. 比較対象へ加える場合は「見積に追加」を押します
3. 使用しない場合は「候補から外す」を押します

訂正メールが届いた

同じメールスレッドで訂正が届いた場合は、変更された条件が更新されます。たとえば単価だけが訂正された場合は、MOQ、SPQ、納期、梱包などを残したまま単価が更新されます。

選定後に訂正が届いた場合は、新しい条件を元のメールと見比べ、必要に応じて選定をやり直してください。

自動取込の仕組み

サプライヤーが元の見積依頼メールへ返信すると、システムは次の処理を自動で行います。

1. メールスレッドから、見積依頼とサプライヤーを特定します
2. 返信メールと添付ファイルを「メール履歴」へ保存します
3. 見積回答、確認質問、回答保留などの返信内容を判定します
4. 見積回答の場合は、メール本文・表・PDF・Excelから条件を読み取ります
5. 型番やメーカーを照合し、依頼した部品へ紐付けます
6. 読み取った内容を見積依頼の詳細画面へ反映します

サプライヤーへ決まった返信フォーマットを強制する必要はありません。元の見積依頼文を引用したまま返信しても問題ありません。

自動で整理される主な項目は次のとおりです。

書かれていない内容をAIが推測して確定することはありません。自動取込の結果は、必ず元のメールや添付ファイルと見比べてください。

確認が終わったら、見積回答を確認・比較・選定するへ戻り、サプライヤーを比較して採用先を決めます。

解決しない場合

ここまでの操作で解決しない場合は、サポートへお問い合わせください。その際、次の内容があると確認がスムーズです。

• 案件名
• 見積依頼名
• サプライヤー名
• 返信を受け取った日時
• 添付ファイル名
• 問題が表示されている画面のスクリーンショット
• このページで試した操作