見積回答の確認・自動取込

サプライヤーからの見積回答をAIで自動取り込みする方法と、手動入力の手順

サプライヤーから届いた見積内容を、転記ミスなく素早くシステムに登録するための機能です。メールの返信はAIが自動で読み取り、ファイルや電話で受け取った回答も取り込めます。

見積依頼を送信した後、サプライヤーからの回答を確認・登録する方法を説明します。

回答の届き方

見積依頼メールに対してサプライヤーが返信すると、システムが自動でそのメールを受け取ります。メール本文や添付ファイルから見積情報をAIが自動で読み取り、各部品の単価・納期などを登録します。

自動取込に失敗した場合や、メール以外で回答を受け取った場合は、ファイルの取込や手動入力で登録できます。

見積依頼の詳細画面を開くと、サプライヤーごとにカードが表示されます。各カードにはサプライヤー名、ステータス、回答日時が表示されます。

カードを展開すると、部品ごとの単価・納期・MOQ・SPQなどの回答内容を確認できます。

サプライヤーが見積依頼メールに返信すると、以下の流れで自動的に処理されます。

自動取込が完了すると、サプライヤーカードのステータスが更新され、回答内容が反映されます。担当者が転記作業をする必要はありません。

パスワード付きPDFやファイル破損などの理由で自動抽出に失敗した場合、カード内に警告メッセージが表示されます。この場合は「ファイルから取込」や「手動入力」で登録してください。

メール以外でPDFやExcelの見積書を受け取った場合、手動でファイルをアップロードして取り込めます。

サプライヤーカードの右上にある「ファイルから取込」ボタンをクリックします。

見積書ファイルをドラッグ&ドロップするか、「ファイルを選択」で選択します。対応形式はPDF (.pdf) とExcel (.xlsx, .xlsm, .xls) で、最大20MBまでです。

PDFの場合: 左側にPDFのプレビューが表示されます。「AIで抽出」をクリックすると、AIが見積情報を読み取ります。抽出結果は右側のフォームに自動入力されるので、内容を確認・修正してから「保存」で登録します。
Excelの場合: 「取り込み」をクリックすると、見積情報がそのまま取り込まれます。取込が完了するとモーダルが閉じ、結果が反映されます。ここで使うExcelは、見積依頼メールに添付している「スマートAI調達の見積回答用テンプレート」のことです。このテンプレートに記入してもらった回答のみ、ワンクリックで取り込めます。それ以外のレイアウトのExcelは、PDFに変換してAI抽出を使うか、手動入力で登録してください。

既に登録済みの見積情報がある場合、抽出前に「見積情報を上書きしますか？」という確認が表示されます。「上書きする」を選ぶと、既存の内容が新しい抽出結果で置き換わります。

回答をメールやファイルではなく、電話・FAX・口頭などで受け取った場合は、フォームから直接入力できます。

サプライヤーカードの右上にある「手動入力」ボタンをクリックします。

画面は左右に分割されます。左側には、このサプライヤーに既に送付した見積依頼メールの本文と添付ファイルが表示されるので、内容を確認しながら右側で見積情報を入力できます。添付ファイルはその場でプレビューでき、メール画面とシステムを行き来する必要はありません。

各部品のカードで以下の情報を入力します。

各部品カードの「保存」ボタンをクリックすると、その部品の見積情報が登録されます。部品ごとに個別に保存できます。

サプライヤーとのメールのやりとりは「メール履歴」ボタンから確認できます。送信済みの見積依頼メールとサプライヤーからの返信がスレッド形式で表示されます。

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