サプライヤーの登録・管理
取引先のサプライヤー情報と担当者を登録・管理する方法
取引先のサプライヤー(仕入先)を登録しておくと、見積依頼のときに宛先を選ぶだけでメール送信ができます。担当者や社内メモもまとめて管理できるので、情報の散在を防げます。
サイドバーの「サプライヤー」を選択すると、サプライヤー管理画面が開きます。左側にサプライヤー一覧、右側に詳細情報が表示されます。
サプライヤー管理画面
サプライヤーを一括登録する (Excelインポート)
既存の取引先リストから移行する場合や、まとめて登録したい場合は、Excelファイルからの一括インポートを使います。1件ずつ登録するより手早く、担当者情報もあわせて取り込めます。
1. テンプレートをダウンロード
サプライヤー一覧の右上にある「追加」ボタンの横の「︙」(三点アイコン) をクリックし、表示されたメニューから「一括インポート」を選択します。
一括インポートメニューの場所
開いたインポート画面で「テンプレートをダウンロード」をクリックします。
一括インポート画面
2. テンプレートに情報を入力
シート「サプライヤー」の1行目には項目名が入っています。2行目以降に1社ずつデータを記入してください。必須項目は次の3つです (項目名が赤色で表示されています)。
- 会社名
- 担当者名
- 担当者メールアドレス
そのほか、表示名・サプライヤーコード・検索用かな (テンプレート上の項目名は「かな」)・郵便番号・住所・電話番号・FAX・ホームページ・担当者の部署/役職/電話番号・備考・適格請求書登録番号・資本金・従業員数・支払条件を任意で入力できます。
3. ファイルをアップロード
入力したファイルをインポート画面にドラッグするか、ファイル選択でアップロードします。
4. 取り込み結果を確認
処理が完了すると、件数の集計とエラー詳細が表示されます。
- 登録成功 - 新しく登録したサプライヤー数
- 担当者追加 - すでに登録されているサプライヤーに追加した担当者数
- 重複スキップ - 同じ担当者がすでに登録されていてスキップされた行数
- 空行スキップ - 全項目が空でスキップされた行数
- エラー - 取り込めなかった行 (行番号・会社名・エラー内容が表示されます)
エラーやスキップが発生した行だけをまとめたExcelファイルをダウンロードできます。修正後にそのまま再アップロードできるので、1行ずつ手直しする必要はありません。
インポート結果画面
重複時の動作
会社名と担当者メールアドレスの組み合わせで判定されます。
- 新規の会社名 - サプライヤーと担当者を新しく登録 (この担当者は自動で見積依頼メールの宛先に設定されます)
- 既存の会社名 + 新しい担当者メールアドレス - 既存のサプライヤーに担当者を追加
- 既存の会社名 + 既存の担当者メールアドレス - 重複としてスキップ
注意点
- ダウンロードしたテンプレートをそのまま使ってください。シート名や項目名の行を書き換えたり、自作のExcelファイルで取り込むと正しく読み込めません
- 1行単位で処理するため、エラー行があっても他の行は登録されます
- カテゴリーはインポートでは設定できません。取り込み後、一覧で複数選択して「カテゴリーを変更」から一括設定してください
- 半角カタカナは全角に自動変換されます。資本金のカンマ区切りも自動で除去されます
サプライヤーを登録する
1. 「追加」ボタンをクリック
サプライヤー一覧の右上にある「追加」ボタンをクリックすると、新規登録モーダルが開きます。
サプライヤー新規登録モーダル
2. 会社情報・担当者情報を入力
「会社情報」と「担当者情報」のセクションに必要な項目を入力します。新規登録時は最初の担当者もここでまとめて登録します。必須項目は次の3つです。
- 会社名 - 同一会社内で重複登録できません (登録済みの会社名と同じだとエラーになります)
- 担当者名
- 担当者メールアドレス - 見積依頼メールの送信先になります
そのほか、連絡先・所在地・規模、経理・請求関連 (適格請求書登録番号・支払条件)、担当者の電話番号・部署・役職などを任意で入力できます。各項目が一覧表示や検索・発注書でどう使われるかは「主な入力項目について」を参照してください。
3. その他の情報を入力
- 「詳細情報」 - サプライヤーの詳細な情報を自由記述
- 「備考」 - 社内向けの備考やメモ
4. 「保存」をクリック
すべての入力が完了したら「保存」ボタンをクリックします。登録したサプライヤーが一覧に追加されます。
主な入力項目について
入力項目の中には、一覧表示や検索、発注書出力など他の機能で使われるものがあります。意味を理解しておくと、登録時に何を入れるべきか判断しやすくなります。
一覧表示・検索で使われる項目
- 表示名 - 一覧画面では「表示名 → 会社名」の優先順で表示されます。略称や通称を入れておくと、長い正式名称より一覧で見やすくなります
- 検索用かな - 一覧の検索バーで絞り込み対象になります。漢字が分からなくても探せるよう、ひらがなで設定しておくと便利です
- サプライヤーコード - 社内管理用のコード。検索バーでも絞り込みに使われます
発注書・経理処理で使われる項目
- 適格請求書登録番号 - 適格請求書発行事業者の番号 (T+13桁) を登録できます。経理処理の参考情報として保存されます
- 支払条件 - 発注書PDFの下部に「支払条件: ○○」として印字されます
担当者メールアドレスの扱い
- 過去に送信した見積依頼メールの履歴には、送信時点のメールアドレスがそのまま残ります。担当者のメールアドレスを後から変更しても、過去履歴は書き換わりません
- 一度でも見積依頼メールを送ったことがある担当者は削除できません (送信履歴を保持するため)
担当者を追加する
サプライヤーには複数の担当者を登録できます。
1. サプライヤーを選択し「担当者」タブを開く
一覧からサプライヤーを選択し、詳細画面の「担当者」タブをクリックします。
担当者タブ
2. 「新規追加」ボタンをクリック
担当者一覧の右上にある「新規追加」ボタンをクリックすると、担当者登録モーダルが開きます。
3. 担当者情報を入力
- 氏名 (必須) - 担当者の氏名
- メールアドレス (必須) - メール送信先
- デフォルト送信先 - 見積依頼メールの宛先を事前に設定して、毎回の入力を省略できます
その他、電話番号・部署・役職を入力できます。
4. 「追加」をクリック
入力が完了したら「追加」をクリックします。担当者一覧に表示されます。
登録済みの担当者は、各行の編集アイコン(ペンマーク)で編集、削除アイコン(ゴミ箱マーク)で削除できます。
デフォルト担当者を設定する
担当者の登録・編集モーダルで「デフォルト送信先」を指定すると、見積依頼メールの宛先を毎回入力しなくても自動で設定されます。
- 「デフォルト TO」 - メールの宛先(TO)に自動で設定
- 「デフォルト CC」 - メールのCCに自動で設定
- 「なし」 - 自動設定しない
複数の担当者をそれぞれ「デフォルト TO」や「デフォルト CC」に設定できます。担当者一覧では、担当者名の横に「デフォルト To」「デフォルト CC」のバッジが表示されます。
デフォルトTO/CCバッジが表示された担当者一覧
注意点
- 「デフォルト TO」の担当者が1人もいないサプライヤーは、見積依頼の送信先として選択できません
- 最後の「デフォルト TO」担当者を削除する、または「デフォルト送信先」を「デフォルトCC」「なし」に変更しようとすると、確認メッセージが表示されます
サプライヤーを検索・絞り込む
キーワード検索
一覧上部の検索バーに会社名・表示名・かなを入力すると、該当するサプライヤーが絞り込まれます。
カテゴリーで整理する
サプライヤーに「電子部品」「金属加工」などのカテゴリーを付けておくと、種類ごとに絞り込みができて候補を探しやすくなります。
カテゴリーの設定
サプライヤーにカテゴリーを設定するには、以下の方法があります。
- 個別設定: 詳細画面のヘッダーにあるタグアイコンをクリックし、カテゴリーを編集する
- 一括設定: 一覧のチェックボックスで複数のサプライヤーを選択し、「カテゴリーを変更」ボタンをクリックする
詳細画面ヘッダーのタグアイコン
カテゴリーで絞り込む
検索バーの右にあるフィルターアイコンをクリックすると、カテゴリーの一覧が表示されます。チェックを入れたカテゴリーに属するサプライヤーだけが表示されます。
選択中のカテゴリーは検索バーの下にバッジで表示されます。バッジの「x」または「クリア」で解除できます。
カテゴリーフィルターと選択中バッジ
社内メモを活用する
サプライヤーごとに、チーム全員で共有できるメモを残せます。対応履歴や申し送り事項の記録に使ってください。
メモを追加する
- サプライヤーを選択し「メモ」タブを開く
- 「新規メモ」ボタンをクリック
- メモを入力して「保存」をクリック
作成者の名前と日時が自動で記録されます。各メモの右上にある三点アイコンから「編集」「削除」が可能です(削除は自分が作成したメモのみ)。
メモタブと三点アイコンメニュー
補足
- サプライヤーの編集は、詳細画面右上の編集アイコン(ペンマーク)から行えます。新規登録時の「担当者情報」セクションは表示されません。担当者は「担当者」タブで管理してください
- サプライヤーの削除は、詳細画面右上の削除アイコン(ゴミ箱マーク)から行えます。削除すると、そのサプライヤーに登録されている担当者・社内メモや、関連する見積依頼/発注の履歴もまとめて削除されるため、過去履歴を残したい場合は削除前にご確認ください
- 「概要」タブでは、登録済みの会社情報・取り扱いメーカー・詳細/備考をまとめて確認できます
- 複数のサプライヤーを選択して一括削除するには、チェックボックスで選択後、メニューから「選択中を削除」を選択します